Een gedeeld postvakken (shared mailbox) is een goede en goedkope manier om gezamenlijk een mailbox te benaderen. Dit kunnen afdelingen zijn maar ook (grote) archieven en cc mailboxen. Gedeelde postvakken worden met grote regelmaat aangemaakt voor allerlei doeleinden. Dit is zo gedaan in het Exchange Admin Center, gedeelde postvakken.

Wanneer aan een gedeeld postvak “full access” rechten worden toegekend aan de gebruikers wordt de mailbox zichtbaar in Outlook Desktop. Vaak juist de bedoeling maar soms zeker ook niet wenselijk. Denk aan gebruiker die heel af en toe (lees: “niet”)  zal bekijken in zijn of haar dagelijks werk. Dit is de meest voorkomende reden is dat ik gebruikers van een of meerdere gedeelde postvakken juist uit Outlook haal. Outlook wordt traag, harddisk raakt snel vol omdat een gedeelde mailbox enorm groot kan worden.

Door de “automapping” functie voor een gedeeld postvak uit te schakelen voorkom je dat Outlook alle mailboxen gaat synchroniseren.

Oplossing

Via PowerShell commando’s “automapping” uitschakelen.

Uitwerking

#Start PowerShell en maak verbinding met Exchange Online (administrator rechten noodzakelijk uiteraard)

$credential = Get-Credential
Import-Module MsOnline
Connect-MsolService -Credential $credential
$exchangeSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri "https://outlook.office365.com/powershell-liveid/" -Credential $credential -Authentication "Basic" -AllowRedirection
Import-PSSession $exchangeSession -DisableNameChecking

#Verwijder en voeg opnieuw rechten toe van de gebruiker op de gedeelde mailbox, “resetten” automapping dus.

Remove-MailboxPermission -Identity gedeeldpostvak@domein.nl -User gebruiker@domein.nl -AccessRights FullAccess
Add-MailboxPermission --Identity gedeeldpostvak@domein.nl -User gebruiker@domein.nl -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

Hoe bekijk je de email als automapping uit staat (en dus niet meer in outlook te vinden)?

Via de browser, https://outlook.office.com/mail/ en vervolgens het e-mailadres van het gedeelde postvak. Bijvoorbeeld: <gedeeldpostvak@domein.nl>.
De URL wordt: https://outlook.office.com/mail/gedeeldpostvak@domein.nl